電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法について簡単にご説明いたします。
電子帳簿保存法とは国税関係（法人税法や所得税法）の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを可能とする法律のことです。電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで従来まで紙で保管していた帳簿や書類を電子データとして保存することができます。

電子帳簿保存法の対象企業（事業者）は電子取引をしているすべての法人と個人事業主で、その規模は問われません。

電子帳簿保存法の対象書類は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の３種類で電子帳簿保存が可能なものと、スキャナ保存が可能なもの電子取引が可能なものに分類されます。

対象書類の具体的な例として
・国税関係帳簿
仕訳帳、売上台帳、総勘定元帳、経費帳など

・国税関係書類
決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表、試算表など）
自身が作成した書類（見積書、請求書、契約書、領収書など）
相手から受領した書類（見積書、請求書、契約書、領収書など）

・電子取引
WEB、電子メール、EDI（電子データ交換）、クラウドサービスなどによる
見積書、請求書、契約書、領収書などの授受

これらが電子帳簿保存法の対象書類となっている物になります。

義務化の範囲

電子帳簿保存法には「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の３つがあるとご紹介しましたが、２０２４年１月１日より完全義務化となるのは「電子取引」についてになります。

電子データとして書類を保管する場合は検索機能や改ざんの防止といった要件を満たす必要があります。しかし、一定の要件に該当する事業者に対しては、電子帳簿保存法の要件を満たさない状態で電子データの保存をすることが認められています。

電子帳簿保存法の変更点や注意点

電子取引デーのデータ保存に関する２０２４年１月からの新たな猶予措置

令和5年度税制改正では、電子取引のデータ保存について見直しが行われました。
電子データ保存を行うためには、データの改ざんを防止したり検索機能を持たせたりするなどの要件を満たす必要がありましたが新たな措置として下記の２点のいずれにも当てはまる場合は保存時に満たすべき要件を満たさなくてもいいとされています。これらは２０２４年１月１日以後にやりとりする電子取引データについて適用されます

①要件を満たす電子取引データの保存が困難であると所轄税務署長が認めた場合。
②税務調査などが入った際に、電子取引データのダウンロードの求め及び電子取引データを印刷した書面の提示と提出に応じられるようにしている場合。

①の要件について、事前の申請は不要です。
②の要件については印刷した書面の提示と提出に単純に応じられるようにするだけでなくダウンロードの求めにも応じられるようにしておかなければいけません。
そのため、受け取った電子データを削除して印刷した紙だけを保存しておくといった対応はできないと考えられます。電子データの検索要件や改ざん防止といった対応をとらなかったとしてもデータ自体は適切に保存することが求められているといえるでしょう。

スキャナ保存の要件緩和

スキャナ保存を行う際は、ある時点で該当の書類が存在しておりその後改ざんなどが行われていないことを証明する「タイムスタンプ」を付与しなければいけません。２０２２年１月施行の改正電子帳簿保存法ではこのタイムスタンプの付与期間が３営業日以内から最長２か月と概ね７営業日以内に延長されました。

また、訂正や削除を行った際に記録が残るクラウドシステムなどを利用してデータの保存を行う場合は、タイムスタンプの付与が不要になりました。

さらに、令和5年度税制改正により、下記の変更がありました。変更点は２０２４年１月１日以後に行われる国税関係書類のスキャナ保存に適用されます。

①解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要
国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度･階調･大きさに関する情報の保存を必要とする要件が廃止されました。スキャナで読み取る際に守らなければならない 解像度（２００dpi以上）や階調（原則としてカラー画像）などの要件に変更はありません。

②入力者などの情報の確認要件が不要
スキャナ保存時に記録事項の入力を行う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことを求める要件が廃止されました。電子取引データ保存についても同様です。

③帳簿と相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定
スキャナで読み取った際に、帳簿と相互にその関連性を確認できるようにしておく必要がある国税関係書類が「重要書類（契約書・領収書・送り状・納品書等のように資金や物の流れに直結・連動する書類）」に限定されます。この見直しにより「一般書類（見積書・注文書等や納品書の写しのように資金や物の流れに直結・連動しない書類）」をスキャナ保存する場合については相互関連性の確保が不要になります。

検索要件の緩和

電子帳簿の検索要件について、２０２２年１月から次のように緩和されました。電子帳簿保存法の区分ごとに説明します。

①国税関係帳簿書類の電磁的による保存
電子帳簿等保存では、税務職員によるダウンロードの求めに応じられるようにしている場合従来の検索要件「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」が不要になります。また「優良な電子帳簿」の要件を全て満たす場合ダウンロードの求めに応じられるようにしておく必要はありません。

②スキャナ保存
改正後のスキャナ保存の検索要件は、下記の３点です。ただし、税務職員によるダウンロードの求めに応じられる場合（２）と（３）を満たす必要はありません。

（１）取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で検索ができる
（２）日付または金額の範囲指定で検索できる
（３）２つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる

（１）の要件について検索条件が3つに限定された点と税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合（２）と（３）を満たさなくてもいいという点が緩和のポイントです。

③電子取引のデータ保存
電子取引のデータ保存についても、スキャナ保存と同等に緩和されました。検索項目の限定、税務職員のダウンロードの求めに応じる場合の緩和、どちらも同じです。

さらに、基準期間（法人なら2事業年度前、個人なら前々年）の売上高が５，０００万円以下（改正前は１，０００万円以下）の方は、税務職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことで全ての検索要件を満たす必要がなくなりました。

まとめ

電子帳簿保存法の完全義務化に関して当初は設備投資が必須であったり、保存要件が厳しく全ての要件を満たすことが難しかったのですが令和５年度税制改正によって大幅に要件の緩和などがあり設備投資などが無くても要件を満たせるようになりました。

電子帳簿保存法の中でも完全義務化となっているのは電子取引に関してだけなので、まずは電子取引について要件を満たしているのかを確認しきちんと要件を満たせるように準備を進める必要があります。

更に詳細な要件に関しては国税庁ＨＰ「電子帳簿等保存精度特設サイト」をご覧下さい。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

記．名古屋事務所２課