2026/08/19

電子帳簿保存法(電子取引データの保存)

電子取引のデータ、紙で保存していませんか？

電子帳簿保存法について、「うちは紙で領収書や請求書を保存しているから関係ない」と思っていませんか？
実は、メールで受け取った請求書や、インターネットで購入した商品の領収書など、普段の経理業務の中にも電子帳簿保存法の対象となる取引が多くあります。
今回は、中小企業で特に見落としやすい「電子取引データの保存」について確認してみましょう。

電子取引とは？

電子帳簿保存法でいう「電子取引」とは、取引に関する注文書、契約書、領収書、見積書、請求書などに相当する電子データを受け取ったり、相手に渡したりする取引をいいます。
例えば、次のようなものが該当します。
・メールに添付された請求書や領収書
・メール本文に記載された取引情報
・インターネット通販で取得した領収書・クラウド上で発行・受領する請求書
・インターネット上で確認するクレジットカードの利用明細・ネットバンキングの明細
・電子契約によって取り交わした契約書
「PDFの請求書だけが対象」と考えてしまいがちですが、電子データで取引情報をやり取りしている場合には、幅広く対象となります。

「とりあえず印刷して保存」は大丈夫？

電子取引で受け取った請求書等について、これまでは「PDFを印刷して紙で保存しておけばよい」という対応をしていた会社もあるかもしれません。
しかし、電子取引については、原則としてやり取りした電子データそのものを保存する必要があります。
例えば、取引先から請求書をPDFで受け取った場合、
「PDFで受け取る」　
↓
「紙に印刷する」　　
↓
「紙だけを保存する」
という方法では、電子取引データを保存したことにはなりません。
受け取ったPDFデータを、適切な方法で保存しておく必要があります。

ネット通販やクレジットカードの明細も要注意

特に見落としやすいのが、ネット通販やクレジットカードの利用明細です。
例えば、会社で備品を購入し、インターネット上から領収書をダウンロードした場合、その領収書も電子取引に該当する可能性があります。
また、法人カードの利用明細をWeb上で確認している場合も注意が必要です。
「金額が少ないから大丈夫」
「消耗品だから関係ない」
ということではなく、どのような方法で取引情報を受け取ったのかが重要になります。
普段からAmazonなどのネット通販を利用している会社や、Web明細のみで管理している法人カードを利用している会社は、一度保存方法を確認してみるとよいでしょう。

保存するときは「検索できること」も重要

電子取引データは、単にデータを保存しておけばよいというわけではありません。
原則として、保存したデータについて、
「日付」「金額」「取引先」
などの項目から検索できるようにしておく必要があります。
例えば、PDFのファイル名を、
「20260804_株式会社○○_110000円.pdf」
のようにしておけば、後から取引内容を確認しやすくなります。
また、電子取引データの改ざんを防止するための措置や、保存したデータを確認できる環境を整えておくことも必要です。
専用のシステムを導入しなければならないというわけではありませんが、会社の取引量や保存方法に応じて、適切な管理方法を検討する必要があります。

「受け取ったデータ」だけではありません

もう一つ忘れやすいのが、自社から相手に送った電子データです。
例えば、自社が請求書をPDFにしてメールで取引先へ送っている場合、その請求書についても電子取引データとして保存が必要になります。
つまり、
・取引先から電子データで受け取ったもの
・自社から電子データで送ったもの
の両方について確認が必要です。
「請求書はメールで送っているけれど、送信済みメールを一定期間が経過すると削除している」という会社は、保存方法を一度確認してみましょう。

まずは「どんな電子取引があるか」を確認しましょう

電子帳簿保存法への対応というと、専用システムの導入や複雑な経理処理をイメージされるかもしれません。
しかし、まず重要なのは、自社でどのような電子取引を行っているのかを洗い出すことです。
例えば、
・メールで請求書や領収書を受け取っている
・メールで請求書を送っている
・ネット通販を利用している
・法人カードのWeb明細を利用している
・ネットバンキングを利用している
・クラウド請求書を利用している
・PDFの見積書や注文書をメールでやり取りしている
・電子契約を利用している
このような取引がある場合には、電子取引データの保存方法を確認しておきましょう。

紙からデータへ、経理の保存方法も変わっています

電子帳簿保存法への対応は、単に「紙を保存する」という従来の経理から、「データを適切に管理する」という経理へ変わっていくことでもあります。
特に中小企業では、経理担当者だけでなく、社長や営業担当者が直接メールやインターネットで請求書・領収書を受け取っているケースも少なくありません。
そのため、
「誰が受け取った電子データなのか」
「どこに保存しているのか」
「後から確認できる状態になっているか」
を会社として決めておくことが重要です。
電子帳簿保存法への対応をきっかけに、現在の経理業務を一度見直してみてはいかがでしょうか。

記.名古屋事務所２課